diumenge, 26 de setembre de 2010

OCLC

Javier Guallar. En marzo pasado fuiste elegido miembro del Consejo global de OCLC. Sabemos de las gigantescas dimensiones de esta organización de 27.000 bibliotecas en 127 países, pero ¿qué influencia está teniendo sobre las bibliotecas españolas?

OCLC fue un consorcio más de los muchos que se crearon en los Estados Unidos y en Europa en los años 70 alrededor de la automatización de los catálogos de las bibliotecas. La motivación era el ahorro de costes en catalogación y automatización y aquella aceleración de la cooperación propició que surgieran múltiples entidades cooperativas, algunas de las cuales continúan existiendo a pesar de que otras muchas han desaparecido.

No existen ya la ejemplar PICA de Holanda ni los consorcios regionales del Reino Unido, pero en los países nórdicos han perdurado estructuras cooperativas de catalogación y de catálogos colectivos sobre las cuales a veces se han sustentado los consorcios de compras digitales actuales. En los EUA, OCLC tomó preeminencia en el proceso cooperativo de catalogar por copia. Esto sustentó a OCLC económicamente y permitió a las bibliotecas norteamericanas completar sus procesos de reconversión de catálogos con plazos y costes mejores que lo que han podido hacer las de otros países.

Lo mejor del crecimiento de OCLC por encima de otros consorcios o redes de bibliotecas, es que no ha sido a costa de la desaparición de los que quedaban atrás en dimensiones o de la no creación de nuevas entidades organizativas. Quien observe la realidad asociativa y consorcial norteamericana descubrirá una enorme cantidad y variedad de instituciones cooperativas que coexisten con OCLC y que lo hacen a veces con servicios paralelos de catálogo colectivo y préstamo interbibliotecario.

Su preeminencia en el suministro de catalogación por copia la ha convertido en un monopolio de facto y así ha sido percibida en algunas partes del mundo y, concretamente, en la Europa no anglosajona, España incluida. En los EUA ha habido un fuerte debate debido a cambios sobre las condiciones de uso de los registros de WorldCat. Yo mismo en el pasado me he sentido maltratado por una organización que se reclamaba hija de las bibliotecas y actuaba con la insensibilidad y rigidez que atribuimos a las empresas multinacionales.

Pero es una organización de grandes aciertos. Presta servicios a las bibliotecas con la copia de registros, tienen un préstamo interbibliotecario a escala internacional y la red virtual de referencia bibliográfica Question Point, distribuye software específico para bibliotecas como Content.dm, mantiene Dublin Core... Pero su función más importante es la de hacer de escaparate para las bibliotecas a escala mundial. WorldCat, que tenía unos “escasos” 40 millones de registros bibliográficos hace unos pocos años, reseña hoy casi 200 millones con noticias bibliográficas de todo tipo de documentos y procedentes de bibliotecas, archivos y museos. WorldCat exhibe al mundo los contenidos de las instituciones de la memoria y hace que, sin esfuerzo por parte de éstas, sus documentos aparezcan en la Red cuando se hacen búsquedas globales.

Recientemente ha tomado la decisión de internacionalizarse, esto quiere decir que ha abierto de forma decidida su gobierno a bibliotecas no estadounidenses y que quiere reorganizarse para ser una organización global. A mi entender las bibliotecas necesitamos organizaciones internacionales fuertes. Necesitamos asociaciones profesionales, entidades cooperativas y empresas suministradoras de servicios a escala global porque muchas de las batallas del futuro se librarán en la arena de lo global. Otras batallas serán en el terreno de lo local, y por esto hemos de aprovechar las oportunidades que puedan presentarse para influir desde nuestro punto de vista y situación en organizaciones internacionales. Cuando me presenté como candidato para el Consejo global de OCLC fue con esta intención.

De una entrevista de Javier Guallar a Lluís Anglada que aparece en el último número de El profesional de la Información (vol. 19, n. 5, setembre-octubre 2010) que tiene por tema central "Cooperación de bibliotecas en red".

Post scriptum:
Estos días OCLC vuelve a ser noticia entre los medios profesionales. Hace poco se conoció que la empresa SkyRiver se ha querellado contra OCLC por considerar que esta ejerce condiciones monopolísticas sobre el uso de los registros catalográficos. Jesús Tramullas lo resume en su blog del pasado 17 de agosto.

Creo que el debate tal como se está planteando es muy norte-americano y no entraré en él. Solo comentar que la entrada de OCLC en el mercado de la automatización de bibliotecas con WorldCat Local y WorldCat Navigator sentó muy mal a algunas empresas del sector. Añadir que SkyRiver es una empresa creada recientemente por Innovative Interfaces Inc. una de las grandes del mercad de los sistemas integrados de gestión bibliotecaria.

dilluns, 20 de setembre de 2010

Imatges, fullets i altres tresors de la biblioteca

Veig que DOC6 ja ha posat a la xarxa les ponències de la III Reunión de usuarios de CONTENTdm en España. A la reunió hi vaig tenir una petita intervenció que reproduiré (segurament alterada aquí).

Programes com Content.DM són bons perquè ens ajuden a tres coses: a que les nostres col·leccions digitals es vegin, a que s’exhibeixin arreu i a centrar la nostra mirada en el que tenim que és únic.

Fer que es vegin les nostres col·leccions digitals. Sembla obvi però no ho és. (Com semblava obvi que si tenies la biblioteca catalogada de forma automatitzada es veia a Internet, cosa que no ha estat cert de manera immediata). Digitalitzar un fons és relativament senzill, però ho és menys posar-ho en accés per a la gent (i ho és menys preservar les imatges digitals que hem digitalitzat). Algunes institucions amb la innocència de l’ingenu o amb l’atreviment de la ignorància han invertit considerables recursos en una feina que no es veu. No es veu perquè es posa el carro davant dels bous i no es té encara el programa que les ensenyi.

Exhibir les col·leccions digitals arreu. Ens devem a la nostra institució i als nostres usuaris, però Internet i les tecnologies que s’hi associen són una gran oportunitat per anar més enllà. En el món de l’automatització de biblioteques, treballar amb estàndards (el format MARC) permetia automatitzar per a tu i intercanviar dades amb altres i participar de projectes col·lectius. Els estàndards també existeixen en el món digital i els protocols OAI-PMH són els que permeten que posem imatges digitals als nostres portals i que els recol·lectors en recullin les metadades per tal d’ajuntar-les amb les d’altres biblioteques i fer un catàleg col·lectiu sense gaire esforç. És el que fa Europeana on podeu fer-hi una cerca per exemple per ‘floquet de neu’ i hi trobareu una imatge de la biblioteca de la UB emmagatzemada a MDC (Memòria Digital de Catalunya) que ha anat d’aquí a allà gràcies a les gestions de la BC.

Centrar la nostra mirada en el que tenim que és únic. Una notícia de fa només dies
ens informa que una de les biblioteques de la University of Texas a San Antonio no té llibres ni revistes impresos (i no en té pocs: 425.000 llibre e- i unes 18.000 revistes digitals). Podem doncs (només és qüestió de recursos), clonar biblioteques en base aquella informació que té tothom, però cada biblioteca és única gràcies a les col·leccions úniques que tingui. En el futur probablement sigui també així, perquè, impresa o digital, la informació necessita algú que en tingui cura: que la reculli, la processi i la conservi. Les biblioteques que tenen el que té tothom seran irrellevants i les que tenen alguna cosa que no té ningú més apareixeran al mapa. Val la pena centrar la nostra mirada en aquelles col·leccions especials que hem guardat i que ara és un bon moment de treure a la llum (amb programes com Content.dm o projectes com MDC, per exemple).

El programa de què parlem va ser desenvolupat per una empresa de Seattle i posteriorment comprat per OCLC. Crec que l’opció d’OCLC d’incorporar un producte com Content.dm en el seu catàleg és estratègica. OCLC està desplaçant algunes fronteres tradicionals. Una la d’ella mateixa com organització ja que OCLC està en ple procés d’internacionalització tal com ja he explicat aquí alguna vegada. Dues, la de les institucions que treballen juntes: tradicionalment eren biblioteques i ara vol que siguin ‘institucions de la memòria’ (arxius, biblioteques, museus i societats culturals). Tres, al catàleg col·lectiu WorldCat fa uns anys va començar a incorporar documents altres que els tradicionals de les biblioteques i avui és una eina de referència que dóna accés a 200.000.000 documents entre els de tota la vida i, a més, articles de revistes, imatges i documents digitals de tot tipus.

(OCLC no deixa d’estar a 1a pàgina de les noticies professionals. Poc abans de l’estiu ho era per haver estat denunciada per competència deslleial per SkyRiver, una empresa nova que proveeix a les biblioteques de catalogació per còpia de forma alternativa i més econòmica que OCLC. La denúncia prové de que OCLC està entrant en el mercat de l’automatització de biblioteques i així va ser com Innonative Interfaces Inc., una de les grans del sector, fundés SkyRiver per crear competència allà on OCLC no en tenia. Continuarà...)

dimecres, 15 de setembre de 2010

Compras cooperativas de información electrónica

Javier Guallar. Los consorcios han crecido gracias a la información electrónica y a que ésta ha podido ser comprada de forma conjunta, pero de las compras conjuntas se ha dicho, por ejemplo, que sirven para comprar información que no se usa. ¿Qué opinas de ello? ¿Qué futuro tienen a escala internacional los consorcios basados en las compras de información digital?

LA. La información digital en la Red representa un cambio de entorno radical para el acceso y uso de la información. Una mirada superficial (que, por inmadurez, es la más frecuente) nos haría fijar en los efectos más superficiales del gran cambio: si leemos o no en html o pdf o sobre pantalla o teléfono móvil. A mi entender los cambios profundos derivados de este nuevo paisaje son sociales y organizativos. Sociales porque están generando nuevas pautas de uso de la información y organizativos porque el suministro de información se está dando en ambiente que tiene un nivel de complejidad más alto (y que, en este sentido, es superior) al que estábamos acostumbrados.

Retrocedamos 15 años en el tiempo. Las bibliotecas más ricas en colecciones de entonces son en muchos aspectos pobres en información en comparación con la que pueden suministrar hoy. Y esto es debido en gran parte a las compras consorciadas. El concepto de biblioteca de calidad se basaba en una debilidad que habíamos convertido en virtud: ya que no se podía tener todo de todo, tengamos lo mejor de una especialidad. Estuvo bien mientras funcionó, pero ahora podemos tener más. La biblioteca digital del CBUC da acceso a unas 10.000 revistas electrónicas, lo que supone un 80% de los artículos científicos citados en la Web of Science.

No he oído a ningún usuario de biblioteca quejarse de tener demasiada información y sí a muchos que comentan que este incremento ha supuesto una mejora sustancial de su vida académica. A veces algunos bibliotecarios añoran el mundo en el que nacimos y crecimos, un mundo que comparado con el actual era de escasez, en el que el mediador (el bibliotecario) era "importante" porque regulaba el acceso al bien escaso que era la información.

Las cosas han cambiado y nosotros debemos cambiar con ellas: tener mucha información (parte de la cual puede no usarse) es bueno, en especial si sólo tiene un coste marginal. Por otra parte, en el reino de lo impreso y pre-consorcial, los documentos no usados de una biblioteca eran muchos: un 40% en bibliotecas con un presupuesto elevado para las adquisiciones. Diversos estudios han mostrado que el fenómeno de la larga cola (que no deja de cumplir la Ley de Bradford) se manifiesta en los paquetes de revistas y que son pocos los títulos que no son usados nunca.

Los consorcios actuales han nacido y crecido al rebufo de una actividad que se considera impura en la biblioteconomía: comprar más y a mejor precio. Pero yo creo que esta es una aproximación cultista y falsa. Las bibliotecas son organizaciones y como tales están sometidas a las leyes materiales del mundo: proporcionar servicios a partir de recursos y hacerlo de forma eficiente. De momento esto debe ser válido ya que se han creado consorcios de compras cooperativas en casi todo el mundo y los hay más donde los servicios bibliotecarios son mejores.

El futuro, ¿a cuántos años vista? Creo que las compras consorciadas aumentarán en los próximos 10 años. De hecho, una de las debilidades de nuestro sistema (debilidad basada en el prejuicio de que la clasificación de bibliotecas por tipos crea ámbitos estancos de cooperación) es la baja participación de bibliotecas de centros de investigación, hospitales, agencias del gobierno o públicas en las contrataciones cooperativas. Creo además que los consorcios, que en muchos casos han sido una respuesta coyuntural para obtener beneficios a corto plazo, se consolidarán si sacan partido a lo que saben hacer: coordinar esfuerzos para obtener un bien nuevo o para reducir costes.

De una entrevista de Javier Guallar a Lluís Anglada que aparecerá en el próximo número de El profesional de la Información (vol. 19, n. 5, setembre-octubre 2010) que tiene por tema central "Cooperación de bibliotecas en red".

diumenge, 12 de setembre de 2010

El 2009 a les biblioteques de la UAB

Que les institucions facin memòries anuals del què han fet és un exercici més útil que no pas practicat. Les memòries serveixen per retre comptes, és un exercici de transparència i d’autoanàlisi. És clar que perquè sigui així, les memòries han de tenir, a més d’una inevitable intenció apologètica, una certa honestedat. Apologia pura si només diem el què hem fet, honestedat si almenys donem dades comparatives de quina és la nostra evolució.

Això darrer fa la memòria de les biblioteques de la UAB, memòria que ara deu fer uns vint anys que vaig llegint. I ho faig no pas per obligació ni per amistat (que també) sinó perquè de la seva lectura (i gràcies a les dades comparatives d’anys anteriors) se’n desprenen tendències que es donen no només a les biblioteques de la UAB sinó a les biblioteques universitàries i no només en aquestes sinó en les biblioteques en general.

De la memòria del 2009 en trec les observacions següents:

  • Els usos presencials disminueixen, però no tant dràsticament com podria semblar. Les biblioteques de la UAB perden un 10,09% de visitants respecte el 2000 i un 7,88% de préstecs respecte el mateix any.
  • Guanys més que notables derivats del món digital, guanys que van des d’un increment respecte el 2000 del 47,2% de les revistes vives disponibles (derivat de les compres conjuntes) fins a un 41,33% d’increment respecte el 2004 dels articles de revistes descarregats.
  • En canvi, no és veritat que a més informació, menys ús del préstec entre biblioteques. Almenys el 2009 les biblioteques de la UAB n’han demanat un 15,3% més que l’any anterior. El creixement i el decreixement d’usos té a veure també amb l’eficàcia mostrada en satisfer-los.
  • Impacte gran però en l’ús de la biblioteca: disminució en un 62,99% dels documents consultats en sala respecte el 2000. La UAB es prepara per un entorn nou en les seves instal·lacions físiques. Si en metres quadrats han crescut un 46,69% des de 1994 i un 15,30% des de 2002, en places de lectura el creixement pels mateixos anys és del 34,39% i del 6,09%; és a dir, el creixement es fa en més qualitat. Alhora, les places de lectura en sales de formació, cabines o treball en grup són el 16,56% del total.
  • Importants les transformacions en curs: el magatzem GEPA encabeix documents impresos de poc ús i serveix per alliberar espai que pot així reconvertir-se per a altres usos (cabines de treball en grup per exemple).
  • Una certa coparticipació dels departaments i facultats en la despesa: el 80,76% de la despesa en adquisicions és del pressupost central de la universitat i la resta d’unitats descentralitzades.
  • La despesa en adquisicions de documentació digital supera a la impresa: el 68% contra el 32% (aquest destinat a llibres en un 16,7%, revistes impreses en un 13,7% i a enquadernacions en un 1,50%).
  • Impacte creixent dels repositoris dins la biblioteca digital, tant els propis (el DDD de la UAB) com els cooperatius ens els que participa (els del CBUC).
  • Un model descentralitzat però coordinat per a la catalogació (qui no recorda aquells temps en que si la catalogació no era centralitzada no era catalogació): “el control de qualitat del catàleg es continua fent de manera centralitzada ... però també cada biblioteca fa les correccions pertinents al seu propi fons”.

De manera molt resumida: més digital, sí, però també més presencial si sabem i podem redissenyar els espais físics per a noves necessitats.

dimecres, 8 de setembre de 2010

Las negociaciones de subscripciones consorciadas

¿Qué recursos contratar?

Aunque cada biblioteca es diferente en función de la institución a la que sirve, algunas necesidades de información son comunes a diversas bibliotecas. Los acuerdos consorciados de contratación se basan en las necesidades comunes, no en las específicas. Dado un conjunto dado de bibliotecas universitarias y de centros de investigación casi seguro que tendrán interés en acceder a:

  • Las principales revistas científicas la mayoría de las cuales están editadas por uno de los cuatro grupos editoriales principales (Elsevier, Taylor&Francis, Springer y Wiley) o por alguna sociedad científica (como la IEEE o la AMS).
  • Las revistas de algún grupo editorial menor en tamaño (como Nature PG o MUSE, por ejemplo) o portales como JSTOR.
  • Algunas bases de datos interdisciplinares pero básicas para la evaluación de la ciencia (como el Wew of Knowledge o Scopus).
  • Algunas bases de datos fundamentales para cada disciplina (como lo son el MathSciNet o el Zentralblatt MATH para las matemáticas).

¿Qué hacer para orientarse? No hay fórmulas mágicas, pero a mi entender, deben captarse las necesidades sentidas como primordiales por los usuarios finales y aprovechar las oportunidades que presente el mercado. Y en caso de duda mirar lo más comprado en otros consorcios. Seguro que esto es el resultado de un alto interés de los usuarios más una oferta comercial atractiva.

Importante, por grandes que sean las coincidencias con otras bibliotecas, cada una sirve a una institución diferente con necesidades específicas. Las contrataciones consorciadas no tienen que absorber la totalidad de nuestras capacidades de compra y siempre deberíamos reservar una parte de nuestro presupuesto para necesidades propias.

Las negociaciones consorciadas

Los acuerdos consorciados no son tratos estandarizados; tampoco son trajes a medida ya que el mismo trato que se está negociando en Holanda se ha reproducido en el CBUC o se reproducirá para Finlandia. Cada editor o agregador tiene su modelo de negocio y de precio para los tratos consorciados. Dentro de estos modelos hay un margen importante para la negociación, pero no un margen infinito.

Lo fundamental son dos cosas: saber qué productos queremos suscribir (en función de nuestros recursos) y saber encontrar el interlocutor válido para empezar a construir un trato, cosa que puede requerir cierto tiempo. Cuando un consorcio dado no es un gran cliente potencial, encontrar al interlocutor que nos haga caso puede ser más difícil de lo que parece. Las compañías a las que nos referimos suelen tener representantes para cada territorio y es a estos a quines debemos dirigirnos para buscar la interlocución adecuada.

El segundo punto es doble también: debemos combinar la unidad de negociación con la diversidad de puntos de vista de los participantes en un acuerdo. La unidad de negociación es la que nos ha de permitir cerrar un trato, pero quien protagonice la negociación debe estar seguro que los términos acordados son aceptables y serán aceptados por las bibliotecas que los han de suscribir. Muchos consorcios crean grupos de negociación estudian el producto, fijan los objetivos y examinan la propuesta final antes de que esta sea aprobada por el consorcio.

Finalmente, lo más complejo de una negociación consorciada para un recurso electrónico es el hecho de que sea consorciada. Las decisiones sobre compras conjuntas son cuantitativamente importantes y se producen en un marco inhabitual (el de hacer cosas entre más de una institución), con lo cual la comunicación es un factor esencial del éxito de la empresa. Y comunicar no quiere forzosamente decir contarlo todo a todos y en todo momento, pero sí fijar claramente los objetivos, los limites y el proceso de toma de decisiones.

Las formulas de división de costes

Decidir ir a cenar juntos entre un grupo de amigos es fácil, pero todo se puede estropear si no sabemos como vamos a repartir el coste. Las empresas editoras tienen su modelos de precio que les sirven para calcular el coste final de su producto para un consorcio dado. Podemos usar estos criterios, es decir, traspasar sin corrección los criterios de una empresa a las bibliotecas que participan en el acuerdo, pero hemos de saber que los criterios de fijación de precios de dos empresas no tienen porque ser ni homogéneos ni comparables. Por ejemplo, muchos modelos de precio tienen en cuenta las dimensiones de una institución (grande, mediana, pequeña), pero lo que es mediano para una editora puede ser grande para otra).

Para soslayar estos problemas y para introducir criterios de equidad en el reparto, muchos consorcios usan fórmulas para el reparto de costes. Establecida y aprobada por todos una fórmula, se trata de usarla para repartir costes de forma independiente a los criterios usados por la editorial para llegar a un precio de oferta.

Diferentes consorcios usan diferentes fórmulas y seguro que no hay ninguna que pueda servir para todos. Hay múltiples factores que pueden intervenir en hacer que una fórmula sea ‘justa’ en un caso dado y no lo sea en otro y creo que no hay otra manera de hacer una fórmula que tener unos criterios generales claros para aplicarlos específicamente al caso concreto. Hay tres elementos que deberían tenerse en cuenta en un reparto equitativo de costes entre los miembros

  • Una aportación mínima como base del trato (por ejemplo un 10 o un 20% del coste repartido a partes iguales).
  • Una aportación que tenga que ver con las dimensiones de la institución ya que una institución grande debe aportar más que una pequeña. La dimensiones pueden calcularse de forma directa (proporcionalmente al número de investigadores, por ejemplo) o por tramos (instituciones de entre tantos y tantos investigadores). Siempre hay tres tipos de instituciones (grandes, medianas y pequeñas) y a veces dos más (muy grandes y muy pequeñas).
  • El uso o valor potencial que el recurso tenga para cada institución. Los consorcios prefieren no usar el uso de un recurso como sistema de reparto de costes justamente para no inhibir el uso, pero es evidente que no todos los recursos son igual de importantes para todos. Las instituciones más orientadas a la investigación deberían usar más estos recursos y, por lo tanto, pagar más. Se trataría aquí de tener un medidor aceptado por todos que traduzca el grado de dedicación de la institución a la investigación.

La ayuda de la administración

Con las compras consorciadas estamos mejorando los servicios que recibirá una institución dada, pero las compras consorciadas de información nivelan los grados de acceso a la misma. A través de un Big Deal, las bibliotecas de instituciones grandes acceden a todos los títulos de una editorial, y las de instituciones pequeñas, también. Con los tratos consorciados los niveles de acceso a la información entre instituciones se igualan, la infraestructura de investigación se hace homogénea por lo que se refiere a la documentación.

Esto no es de ninguna forma malo, ¡al contrario! Este fenómeno igualador dentro de una región o país puede ser un argumento fuerte para pedir que la administración subvencione la totalidad o parte de la biblioteca digital consorciada.

Hay países (Brasil, Grecia, Portugal...) que subvencionan la totalidad de lo comprado; hay consorcios que funcionan sin subvenciones (en general los de los EUA) y hay casos (Finlandia o el Reino Unido) en los que la administración ayuda sin llegar a cubrir la totalidad de los costes. En cualquier caso, los beneficios de los contratos consorciados son tan altos para el sistema de la enseñanza superior y de la investigación que está justificado pedir ayudas a la administración e incluso ha sido fácil obtenerlas.

diumenge, 5 de setembre de 2010

El Consorci de Bibioteques Universitàries de Catalunya

Javier Guallar. En este número de EPI dedicado a la “cooperación de bibliotecas en red” no podemos dejar de preguntarte por el Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya, el CBUC. Como impulsor y principal cabeza visible, ¿nos puedes hacer una valoración de estos 14 años de historia, cómo se gestó, cuál ha sido su evolución y cómo encara el futuro?

El origen del CBUC está en la voluntad de crear un catálogo colectivo por parte de las instituciones que en 1991 compartían un mismo software. Se quería mejorar la productividad de las bibliotecas al incrementar el porcentaje de catalogación por copia. De todas formas, el auténtico antecedente del Consorci debe buscarse en las diferentes experiencias de trabajo cooperativo que se llevaron a cabo entre las bibliotecas catalanas en la década de los ochenta.

La cooperación es buena para algunas cosas y mala para otras, pero, en todo caso, es una actividad que necesita ejercitarse para ser llevada a cabo. Uno de los tópicos más repetidos y menos realizados es que debemos cooperar más, pero del dicho al hecho hay un gran trecho. La reacción más natural de un individuo frente a un estímulo o problema es resolverlo solo, con sus propios medios. Descubrir que la solución puede encontrarse en la colaboración de varios individuos requiere un salto evolutivo. Cooperar es un acto complejo que requiere sustentarse en cuerpos sociales u organizacionales de cierta envergadura y madurez.

Si queremos hacer algo rápido, hagámoslo solos; si queremos hacer algo que tenga continuidad e influencia, hagámoslo colectivamente. Pero, insisto, la complejidad aparejada a la cooperación requiere un contexto que la favorezca y cierta práctica, cosas que se dieron a principios de los noventa, cuando decidimos formar el CBUC.

El Consorci logró en el breve plazo de dos años el objetivo para el que había sido concebido (la creación y mantenimiento del catálogo colectivo CCUC, Catàleg col•lectiu de les universitats de Catalunya). Esto ya lo justificaba, pero además ha sabido evolucionar ensanchándose en dos direcciones. Una es la de actividades: del CCUC surgió el programa de préstamo interbibliotecario, el almacén para documentos de bajo uso, y los programas de contratación consorciada de recursos digitales y de depósitos cooperativos. La segunda dirección es la de miembros, ya que a los fundadores se han añadido como miembros asociados universidades privadas de Catalunya o públicas no catalanas que participan en la mayoría de programas. Además el CBUC tiene un importante número de instituciones colaboradoras (por ejemplo, 84 entidades no miembros del Consorci colaboran con éste en el portal de revistas digitales Raco, Revistes catalanes amb accés obert).

A diferencia de las organizaciones individuales, las entidades cooperativas no se justifican por sí mismas, sino por el valor que aportan a sus miembros. En este sentido la pregunta a hacerse es ¿las bibliotecas miembros del CBUC estarían mejor o peor sin la existencia del mismo? La respuesta yo creo que es clara: están mejor con él. Son más competitivas porque tienen servicios que no tendrían sin la actividad cooperativa y porque algunos de sus costes son sensiblemente menores.

[De una entrevista de Javier Guallar a Lluís Anglada que aparecerá en el próximo número de El profesional de la Información (vol. 19, n. 5, setembre-octubre 2010) que tiene por tema central "Cooperación de bibliotecas en red"]

dijous, 2 de setembre de 2010

Las actividades de un consorcio y las compras consorciadas

Cooperar: depende de las oportunidades

Cooperación = más servicios o menos coste (o las 2 cosas a la vez).

Si la ecuación no se cumple, la cooperación no tiene sentido. En nuestra vida cotidiana hacemos algunas cosas solos y algunos con los demás; las bibliotecas tienen también que elegir en qué momento y para qué cooperan.

Las actividades óptimas para cooperar dependen del momento y de forma importante de las oportunidades que nos depara el entorno. Estas oportunidades son típicamente tecnológicas. Los ordenadores pudieron aplicarse a las bibliotecas en las décadas de 1970 y 1980 -antes de que se aplicaran a otros servicios- porqué éstas aprovecharon la oportunidad que se les presentaba y compartieron costes al usarlos en cooperación. El uso de ordenadores para gestionar catálogos presentó a las bibliotecas la oportunidad de cooperar en la creación de catálogos colectivos (y algunas bibliotecas la aprovecharon).

La información digital presenta grandes oportunidades para la cooperación. A finales de la década de 1990 algunas bibliotecas empezaron a comprar información de forma diferente a como lo habían estado haciendo hasta entonces: las bibliotecas crearon consorcios para comprar conjuntamente paquetes de información. A esta oportunidad (a la que nos referiremos más extensamente más adelante), la información digital añade las de digitalizar fondos documentales de forma cooperativa y crear depósitos digitales o almacenes colectivos de preservación de documentos impresos.

Actividades cooperativas de los consorcios

Quizá no haya dos consorcios que compartan exactamente la misma historia, pero casi todos tienen dinámicas convergentes porqué las oportunidades se presentan a nivel mundial y las bibliotecas se parecen en todas partes. En este sentido el desarrollo de actividades del CBUC puede considerarse un ejemplo de cómo se generan actividades cooperativas.
El CBUC nació en 1995 para crear el catálogo colectivo de las universidades de Cataluña (CCUC); rápidamente se creyó que era factible y beneficioso organizar un programa de préstamo interbibliotecario, cosa que se inició en 1998. El resultado positivo de estos dos programas iniciales reforzó el espíritu cooperativo y animó a las bibliotecas a poner en funcionamiento nuevas actividades cooperativas como, por ejemplo, un programa de formación conjunta.

En 1998 y 1999, cuándo las compras consorciadas se extendieron entre las bibliotecas, el CBUC estaba allí y aprovechó la oportunidad para hacer las primeras subscripciones conjuntas de bases de datos y de paquetes de revistas. En el año 2000 se presentó el marco adecuado para proponer la creación de un deposito de tesis doctorales a texto completo y esto inició el programa de repositorios institucionales y de apoyo al Acceso Abierto. En 2005, se aprovechó la necesidad de renovar el software de gestión usado para hacer una compra consorciada de un sistema integrado de gestión. Desde el 2002 se había estado trabajando en la creación de un almacén donde preservar documentos impresos de bajo uso, almacén que se inauguró en 2008.

Algunos consorcios hacer más actividades y otros menos, pero lo fundamental es saber en que casos la cooperación es útil (y en que casos un estorbo).

El “Big Deal” o la contratación de recursos digitales

Actualmente, la actividad que caracteriza a los consorcios de bibliotecas (pero que no es la única que éstos realizan) es la contratación de paquetes de información. Estas contrataciones (que han recibido el nombre de “Bid Deals”) consisten en que un grupo de bibliotecas llega a un acuerdo con un editor por el cual todas las bibliotecas del grupo o consorcio recibirán un paquete de información (típicamente la totalidad de los títulos de revistas editadas por el grupo editor). Otra forma del Big Deal es que un consorcio de bibliotecas pida a un editor o a un agregador un precio especial para un producto concreto para el caso de que la compra se produzca para la totalidad de los miembros del consorcio o para un determinado número de bibliotecas del mismo.

Las compras consorciadas tienen ya más de 10 años de vigencia y a menudo han sido criticadas por diferentes motivos entre los que destacan los siguientes:
  • Las compras consorciadas no son sostenibles económicamente a largo plazo.
  • Muchos de los títulos de las revistas incluidos en los paquetes no se usan y los Big Deals detraen dinero de las compras de monografías de títulos de revistas no incluidas en paquetes

Los costes de las subscripciones consorciadas

Las adquisiciones de una biblioteca siempre (y en todas partes) han estado condicionadas por los recursos disponibles. Ni las bibliotecas de los países más ricos han podido comprar toda la información que han querido. Además, desde hace tiempo, los incrementos anuales de la información (las suscripciones a las revistas, por ejemplo) son superiores al incremento promedio del coste anual de la vida. (Esto ya era así desde antes de la información digital y de los consorcios).

Las contrataciones consorciadas no cambian esta situación. A no ser que haya subvención de la administración, para cualquier biblioteca su participación en un acuerdo consorciado supone pagar y pagar más a un editor que lo que pagaba a este antes del acuerdo consorciado. ¿Dónde están las ventajas pues de comprar de forma conjunta? De forma clara hay tres.

  • Por el pago de algo más de dinero se accede a mucha o muchísima más información.
  • Los precios que se consiguen son óptimos (en relación con el mercado) y los incrementos anuales se contienen y preveen.
  • Las bibliotecas ahorran en costes de procesos (en negociación, en administración, en procesamiento...)

El uso (y la satisfacción generada) por la información de los paquetes

En el mundo de la información impresa, las bibliotecas seleccionaban información para los usuarios. Las dificultades para acceder a información de fuera de la biblioteca podía hacernos parecer que la que teníamos era la que nuestros usuarios necesitaban. Pero los paquetes de información han mostrado que la información recibe usos inesperados cuándo se ofrece sin restricciones.

Cierto que los Big deals han incluido información que no se usa, pero mucho menos de lo que hubiera parecido a priori. Diversos estudios han mostrado que la fuerza de las contrataciones consorciadas no está en el ahorro de coste sino en:
  • La constatación de que mucha de la información que no se tenía previamente al Big Deal se usa y que alguna de ésta se usa con mucha intensidad.
  • La satisfacción de los usuarios por el incremento de información disponible que se les hace accesible y por la facilidad que supone el uso de la información digital.

[Segunda de las tres entregas con las que intento responder a los compañeros de El Salvador que mantienen un proyecto con la Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la UB]